كيفية عمل إيميل رسمي باسم الشركة مجانًا وبطريقة سهلة

إذا كنت صاحب عمل تجاري فإن إنشاء إيميل باسم شركتك أو عملك عبر الإنترنت هو من الأشياء التي تساعدك على أن تظهر بشكل رسمي واحترافي أكثر أمام عملائك وزبائنك  المهتمين بمنتجاتك أو خدماتك.

الإيميل الرسمي أو الاحترافي لا يشبه الإيميلات العادية والمعروفة لكل المستخدمين (Gmail, yahoo, hotmail) حيث تعتبر تلك الإيميلات شخصية ولا يجب أن تستخدم في المراسلات الخاصة بالأعمال والأنشطة التجارية عبر الإنترنت لكونها تدل على عدم الاحترافية.

أما الإيميل الرسمي أو الاحترافي فهو يعكس اسم الشركة أو العمل التجاري الخاص بك مثل info@BusinessName.com مع استبدال كلمة BusinessName باسم  نشاطك التجاري. فهذا الشكل سيبدو احترافيًا في الرسائل المستخدمة عبر البريد الإلكتروني. لذلك سنشرح لك اليوم كيف تقوم بعمل إيميل باسم شركتك مجانًا بالإعتماد على خدمة Zoho ولا تحتاج إلى دفع أي رسوم للحصول على الخدمة سوى امتلاكك للدومين.

محتويات المقالة

أهمية إنشاء بريد عمل احترافي

هناك الكثير من الفوائد في إنشاء بريد عمل احترافي مخصصًا لنشاطك الخاص، خصوصا في عالم رقمي يمتلىء بالمنافسة بين العلامات التجارية، وأصبح من الضروري التميز عن المنافسين والطرق التقليدية التي يستخدمها، ولذلك تحصل على ما يلي من الفوائد:

• انطباع الجدية لدى العملاء
  عندما تمتلك ايميل عمل احترافي مخصص لنشاطك التجاري، سيكون له دور مهم في اإعطاء انطباع لعميلك بأنك جاد ومحترف في الخدمات التي تقدمها.

• بناء الثقة عند عملائك
  عندما تقوم بإرسال الرسائل التسويقية لعملائك باستخدام بريدك الرسمي سيضفي الثقة للمستخدمين الذين يستقبلون رسائلك. لاحظ على سبيل المقال شركة مثل souq.com عندنا تقوم بإرسال الرسائل الترويجية ببعض المنتجات إلى عملائها فإنها تقوم باستخدام اسم الشركة في الايميل ولا تعتمد على ايميلات عادية يستخدمها منعظم الناس.

• الترويج لـ علامتك التجارية
  في كل مرة تقوم بإرسال رسالة ترويجية إلى عملائك باستخدام البريد الإلكتروني الاحترافي، فإنك تقوم بنشر اسم علامتك التجارية أمام أكبر عدد من الجمهور وبالتالي تقوم بالترويج لنشاطك التجاري بشكل غير مباشر.

اقرأ أيضًا: 5 أسباب مهمة لامتلاك إيميل باسم نشاطك التجاري

متطلبات إنشاء بريد عمل إحترافي

لكي تقوم بإنشاء بريد عمل إحترافي، فأنت تحتاج إلى شيئين رئيسيين وهما : 

• دومين (اسم نطاق) خاص بعملك
  مثل www.example.com مع استبدال example باسم عملك أو نشاطك التجاري. حيث يعتبر الدومين هو العنوان الذي يمكن استخدامه كعنوان لعلامتك التجارية على الإنترنت. وقد شرحنا قبل ذلك مفهوم الدومين ونظام إدارة النطاقات.

• صندوق بريد
  أيضًا ستحتاج إلى خدمة توفر لك صندوق بريد تستطيع من خلاله إدارة محادثات بريدك الإلكتروني سواءًا المحادثات المرسلة أو المحادثات التي تستقبلها، ثم تقوم بربط هذه الخدمة باسم النطاق الخاص بك، كما سيتم شرح ذلك في الفقرات المقبلة

كيفية إنشاء إيميل باسمك شركتك مجانًا

لكي تبدأ في إنشاء بريد العمل الإحترافي الخاص بك، فأنت في حاجة إلى شيئين رئيسيين كما أشرنا سابقا، حيث الخطوة الأولى هي شراء الدومين (أو اسم النطاق)، حيث يمكنك شراء الدومين من أي من خدمات بيع النطاقات حيث تقوم بإختيار اسم دومين يعكس اسم العمل التجاري الخاص بك ويعبر عن علامتك التجارية.

على سبيل المثال إذا اخترت شركة جودادي المتخصصة في بيع الدومينات والاستضافات، فيمكنك الدخول إلى موقع الشركة ثم تكتب في مربع البحث اسم الدومين الذي تبحث عنه ثم الضغط على زر Search domain للتأكد من توفر اسم النطاق وإمكانية حجزه.

بعد ذلك ستظهر لك رسالة تخبرك إذا كان اسم النطاق متوفرًا وتستطيع حجزه (Your domain is available!)
حينئذٍ يمكنك اقتناؤه بالضغط على زر Add to cart كما يلي

ثم سيتم توجيهك إلى صفحة الشراء حيث تقوم بإضافة طريقة الدفع الخاصة بك وإكمال عملية الشراء والدفع، وتكون قد امتلكت اسم النطاق الخاص بك. 

ملحوظة: اقتناء الدومين هو بمثابة حجز اسم لعلامتك التجارية على الإنترنت، لتستفيد منه في إنشاء بريدك الإلكتروني، أو موقعك الخاص أو أي استخدمٍ آخر. أما إذا كان لديك دومين بالفعل قمت بشراءه مسبقًا، فيمكنك الذهاب إلى الخطوة التالية الخاصة بربط الدومين بأحد خدمات إنشاء صندوق بريد، دون الحاجة لشراء اسم دومين جديد.

فبعد أن تقوم باقتناء الدومين، ستبدأ المرحلة الثانية وهي الاشتراك لدى أحد مزودي خدمات صندوق البريد، لإنشاء اسم بريد عمل مناسب لك، وبالتالي تستطيع ارسال واستقبال الرسائل عبر بريدك الرسمي من خلال صندوق البريد. 

من أشهر خدمات إنشاء صندوق بريد لربطة باسم الدومين، هي شركة زوهو ZOHO  الشهيرة لتكنولوجيا المعلومات: 

توفر شركة زوهو شراء صندوق بريد متعدد الإستخدامات بأسعار مناسبة ويمكنك أن تبدأ بخطة مجانية يمكنك الحصول عليها خلال هذا الرابط

 أو إذا أردت الترقية إلى خطط أسعار أعلى تبدأ من 1.25$ بإمكانيات أعلى في مساحة التخزين وخصائص أخرى.

كما  تلاحظ الخطة الأولى لديهم تتيج لك مساحة تخزينية تصل إلى 10 جيجا بايت بسعر 1.25 دولار أمريكي فقط. وبالتأكيد يمكنك الترقية إلى أي من الخطط الأعلى في أي وقت تحتاج إليها. 

قم باختيار الخطة المناسبة لك من ناحية السعر والإمكانيات التي تتحصل عليها، أو قم باختيار الخطة المجانية كما أشرنا والتي تعطيك مساحة تخزينية 5 جيجا بايت، لتنتقل إلى اولى خطوات إنشاء بريد العمل الخاص بك، وهي أن تقوم بإضافة الدومين الخاص بك: 

كما تلاحظ يوجد أمامك خياران: إما أن أن تقوم بإضافة دومين قمت بشراءه مسبقًا من أي من مزودي خدمات بيع النطاقات، أو تقوم بتسجيل نطاق جديد من شركة Zoho.
في حال كان لديك نطاق بالفعل كما أوضحنا فحدد في هذه الحالة (Signup with domain I already own).

بعد ذلك تظهر لك صفحة لملىء البيانات الخاصة بك لإكمال التسجيل على النحو التالي: 

1. Name : تكتب فيها اسمك المسجل
2. Administrator account : تكتب فيها اسم التمييز الخاص ببريدك ، وليكن كلمة “Info” أو “Contact ” حيث تظهر هذه الكلمة فيما بعد في عنوان البريد الخاص بك، فمثلا إذا قمت بإدخال كلمة Info فإن البريد الخاص بك سيكون info@myfirstcompany.xyz . 
3. رقم الهاتف الخاص بك 
4. إنشاء كلمة مرور لحسابك على الموقع 
5. اختر الدولة 
6. أدخل بريد إلكتروني شخصي لك وقد يكون Gmail أو أي بريد اليكتروني اخر تمتلكة.

بعد إكمال البيانات والضغط على Proceed سيقوم الموقع بإرسال رسالة تأكيد على رقم الجوال الخاص بك تحتوي على كود تفعيل تقوم بوضعه لكي يتم التحقق من رقم الهاتف الخاص بك.

الخطوة الأخيرة لكي تتم عملية الربط بين اسم الدومين الخاص بك وبين صندوق البريد من زوهو، هي أن تقوم بتأكيد ملكية الدومين ( هذه الخطوة غير مطلوبة إذا قمت بشراء الدومين من خلال الشركة نفسها). 

كما تلاحظ، يظهر لك مربع يحتوي على الكثير من شركات بيع الدومين، اذا كان الدومين الخاص بك مستضاف على أي من تلك الشركات، فقط بإختيار الشركة لكي يظهر لك كود اثبات ملكية الدومين، اما إذا كان الدومين غير مستضاف على أي من الشركات الظاهرة أمامك، يمكنك الضغط على Others. 

في كل الأحوال، سوف يظهر لك كود ربط الدومين كما تلاحظ: 

قم باختيار كود الربط عبر إحدى الطرق وليكن مثلا طريقة Cname كما تلاحظ، ليظهر لك بيانات الربط بين صندوق بريد شركة زوهو وبين الشركة المستضيفة للدومين الخاص بك. 

الآن يجب أن تقوم بالتوجه إلى حسابك في الشركة التي قمت بشراء الدومين منها، والدخول إلى تبويب DNS بها، وابحث عن مربع إضافات سجلات ربط الدومين Cname، وقم بوضع بيانات الربط التي حصلت عليها من زوهو بداخله.

شاهد التسجيل المصور التالي لهذه العملية:

بعد إدخال تلك البيانات تحتاج إلى الانتظار مدة قد تصل إلى 24 ساعة، ولكن في أغلب الأحوال تكون حوال ساعة فقط حتى يتم الربط بشكل كامل بين مزود الدومين وشركة زوهو. 

بعد إكمال الربط، ستلاحظ أن حسابك في شركة زوهو أصبح يحتوي على بريد العمل الرسمي الذي قمت بإنشاءه. 

وبذلك تكون قد قمت بإنشاء حساب بريد اليكتروني احترافي لعملك التجاري، ويمكنك فتح صندوق البريد الخاص بك كالتالي: 

كما تشاهد يمكنك الأن القيام بإدارة بريدك الإلكتروني من داخل صندوق البريد كيفما تشاء، حيث تقوم بإرسال أو استقبال أي رسائل بريدية كيفما تشاء. 

وبذلك تكون قد قمت بإنشاء حساب بريد إلكتروني احترافي وآمن لعملك تستطيع من خلاله إدارة كافة رسائلك، ويمكنك القيام بالترقية إلى أحد العضويات المدفوعة والتي تتيح لك مساحة تخزينية وميزات أكبر كما أوضحنا.

الحصول على بريد إلكتروني احترافي من مزود الاستضافة

توجد طريقة أخرى يمكن من خلالها الحصول على عنوان بريد إلكتروني مجاني، بالإضافة إلى صندوق بريد مجاني كذلك، من مزود خدمة الاستضافة.

تعمل تلك الطريقة في حال إذا قمت بشراء استضافة لموقعك من أي من شركات الإستضافة المنتشرة حول العالم، وتأكد بأن الشركة تقوم بتوفير حساب بريد إلكتروني مجانا مع خطة الإستضافة، حيث تعطيك القدرة على إنشاء حساب بريد إلكتروني وإدارته بشكل مجاني مع خطة الاستضافة التي قمت بشرائها. 

بعد شراء الاستضافة، قم بالدخول إلى لوحة التحكم الخاصة بتلك الاستضافة، لتجد خيار إنشاء بريد الكتروني بإسم الدومين الخاص بك: 

بعد الضغط على إنشاء حساب بريد، تفتح لك صفحة لتعبئة بيانات البريد الجديد الذي ترغب في إنشائه: 

1.  الخطوة الأولى تكتب اسم البريد الذي سيكون تابع لاسم الدومين الخاص بك وليكن info@domain.com 
2. قم بإنشاء كلمة مرور للدخول على البريد الإليكتروني 
3. قم بتحديد حد أقصى لمساحة صندوق الوارد الخاص بالايميل( هذه المساحة يتم احتسابها من المساحة الإجمالية التي حصلت عليها من شركة الاستضافة) 
4. قم بالضغط على إنشاء. 

بذلك تكون قد قمت بإنشاء حساب بريد إلكتروني لعملك باسم الدومين الخاص بك من داخل لوحة تحكم الاستضافة. 

ثم تستطيع التحكم في حساب البريد الإلكتروني الخاص بك، يمكنك الدخول إلى لوحة التحكم Cpanel والدخول على حسابات البريد الإلكتروني، ليفتح لك صفحة صندوق البريد الذي من داخله تقوم بإرسال واستقبال الرسائل والتحكم في بريدك الإلكتروني بشكل كامل.

في الختام

تذكر أن إنشاء بريد إلكتروني باسم شركتك أو عملك التجاري عبر الإنترنت من الأمور الهامة التي تعزز ثقة عملاءك في الخدمات أو المنتجات التي تقدمها لهم.
وكما رأيت في المقالة فهناك طريقتان مختلفتان للحصول على بريد عمل احترافي من خلال أحد مزودي خدمات صندوق البريد أو من خلال لوحة تحكم الاستضافة..
نتمنى أن تكون هذه المقالة ساعدتك في الحصول على معلومة جديدة تساعدك في تعزيز علامتك التجارية عبر الإنترنت.