دليلك إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي في 7 خطوات

كتابة بريد إلكتروني هو واحد من أكثر سبل التواصل المستخدمة عالميًا، وذلك نظرًا لسرعته وكفاءته وسهولة استخدامه. قد تحتاج إلى كتابة بريد إلكتروني احترافي لتلخيص أهم النقاط التي جاءت في اجتماعك مع فريق عملك، أو إخبار مديرك بتحديث هام يخص المهام التي تعمل عليها، أو حتى تشرح شيئًا ما للموظفين الجدد لدى شركتك. وكلما كان البريد الإلكتروني مختصرًا وواضحًا ويناقش نقاطًا محددة، كان فعّالًا بشكل أكبر، فكيف تحقق تلك المعادلة؟

ما هو البريد الإلكتروني وما أهميته؟

يُعرّف البريد الإلكتروني بإنه نظام إرسال واستقبال الرسائل عبر شبكة الإنترنت، ويمكن أن تكون هذه الرسائل في أشكال عدة: رسائل نصية أو صور أو مقاطع فيديو، كما يمكن أن ترفق ملفات من أي نوع بحسب ما يدعمه مزوّد الخدمة لديك.

بشكلٍ عام، البريد الإلكتروني هو إرسال مجموعة من البيانات المخزنة على حاسوبٍ ما إلى حاسوب شخصٍ آخر أو مجموعة من الأشخاص عبر شبكة الإنترنت. إذا أردت تسجيل الدخول إلى حسابك البريدي، كل ما تحتاجه هو إدخال عنوان بريدك الإلكتروني وكلمة السر الصحيحة، ثم مزوّد الخدمة الذي تستخدمه لاستقبال وإرسال الرسائل.

على الرغم من أن معظم مزوّدي الخدمة يقومون بإعداد حسابك بشكل أوتوماتيكي، إلا أن معظم مزوّدي الخدمة يطلبون منك تهيئة حسابك بشكل يدوي مثل Outlook من مايكروسوفت أو خدمة بريد أبل.

تتطور التكنولوجيا بشكل كبير كل يوم، ولكن لا يزال البريد الإلكتروني يحتفظ بأهميته كوسيلة هامّة للتواصل في الأعمال المختلفة، حيث يعد وسيلة التواصل الأكثر احترافية. كما يمكن استخدامه من الناحية الشخصية أيضًا للتواصل بين الأصدقاء والمعارف.

كم هائل من البيانات تُرسل وتُستقبل يوميًا عبر البريد الإلكتروني، فتشير الإحصاءات إلى إنه يتم إرسال واستقبال ما يصل إلى 306.4 مليار بريد إلكتروني يوميًا، بينما وصل العدد الإجمالي لمستخدمي البريد الإلكتروني إلى 4.48 مليار مستخدم حول العالم خلال العام الماضي 2020.

ومن الناحية العملية، وبعيدًا عن التسويق بالبريد الإلكتروني وأهميته وفعاليته الفريدة، تساعدك أيضًا رسائل البريد الإلكتروني على تقديم العناية والرعاية اللازمة للعملاء بشكل شخصي كما تساعدك على إيجاد زوّار وعملاء جدد إذا كنت تمتلك متجرًا إلكترونيًا أو عملًا ناشئًا.

تعلم كيفية كتابة بريد إلكتروني احترافي في 7 خطوات

1. حدد هدفك

قبل كتابة بريد إلكتروني، اسأل نفسك ماذا تريد من المستقبِل أن يفعل بعد قراءة هذه الرسالة، وبمجرد تحديد غرضك من الرسالة ستتمكن من مراجعة كل ما تتضمنه من محتوى وملفات مرفقة وتتأكّد من إنه يخدم هذا الغرض. على سبيل المثال، إذا كنت تريد من المستقبِل أن يراجع تقريرًا قد أرفقته ضمن رسالتك، أخبره بما يعنيه هذا التقرير ولماذا تريد منه مراجعته، وكذلك نوعية المراجعة الذي تنتظرها منه والموعد الذي تتوقع استقبال مراجعته فيه.

2. راعي نوعية المستقبِل

عندما تبدأ في كتابة رسالة بريد إلكتروني، تأكد أن أسلوبك في الكتابة يتناسب مع نوعية مستقبل الرسالة المستهدف. فمثلًا، إذا كنت تراسل زميل أو صديق لك تربطك به علاقة ودية، بالتأكيد ستكتب الرسالة بأسلوب ودي. وعلى النقيض، إذا كنت تراسل مديرًا تنفيذيًا لشركةٍ ما لم تقابله من قبل ولم تتعامل معه على المستوى الشخصي قط، فتأكّد أن رسالتك كتبت بصورة رسمية ولا تحتوي على أي دعابة أو عبارات غير رسمية.

3. استخدم افتتاحية مناسبة

عادةً تبدأ رسالة البريد الإلكتروني الاحترافية بافتتاحيات رسمية مناسبة لنوعية مستقبل الرسالة، ويسهو بعضهم عن الاهتمام بالافتتاحية خاصةً في هذا العصر الذي تعوّد فيه الناس على إرسال مئات الرسائل النصية غير الاحترافية يوميًا. ولكن عند كتابة بريد إلكتروني احترافي فإنها نقطة أساسية تأكّد ألا تغفل عنها.

لا يجب أن تحتوي افتتاحية رسالتك على أي جمل أو كلمات معقّدة، بل يجب أن تكون بسيطة بقدر الإمكان، وإليك ببعض الأمثلة:

هناك بعض الأخطاء شائعة الاستخدام في أثناء كتابة الافتتاحية، تأكّد ألا تقع في أي منها عند كتابة بريد إلكتروني احترافي. تقع هذه الأخطاء بسبب استخدام اللهجة العامّية أو التحدث بصيغة ودّية زيادة عن اللازم، أو بسبب استخدام أسلوب عنيف. هذه بعض الأمثلة لما يجب عليك تجنّبه:

• كتابة الاسم بشكل خاطئ
• مرحبا!
• إلى من يهمه الأمر
• عزيزي\عزيزتي

علاقتك بالشخص الذي يستقبل الرسالة سوف تحدد أي من الافتتاحيات المذكورة أعلاه مناسبة أم لا، وكذلك ستحدد أول جملة يجب ذكرها في رسالتك، والتي يمكن أن تكون واحدة من الآتي:

• أتمنى أن تكون في أفضل حال
• أتمنى أن تحظى بوقتٍ جيد
• يسعدني التواصل معك

4. اكتب متن الرسالة باختصار

لا تربك القارئ في أثناء قراءته لرسالتك، وافهم أنه على الأرجح لا يمتلك وقتًا إضافيًا ليقرأ رسالة بريد إلكتروني طويلة بلا داعي، لذا احترم وقته وتأكّد أن رسالتك إذا كانت طويلة فإنه من المحتمل ألا يؤدي بالإجراء الذي تنتظره منه بسبب التشتّت.

ربما يحتاج مستقبل الرسالة لبعض الوقت حتى يقرأ رسالتك بتمعّن، لذلك من الأفضل أن تجعلها مختصرة ومركّزة على الفكرة أو المعلومة أو الطلب الذي تحتاج إيصاله وبدون حشو. تأكّد أنك لا تذكر العديد من المعلومات في الآن ذاته حتى لا تجعل رسالتك طويلة زيادة عن اللزوم، أو يصعب قراءتها أو يصعب اتخاذ إجراء بناءً عليها.

عند تعديل رسالتك، أزل أي معلومات أو بيانات غير متعلقة بصلب الرسالة، واستخدم جمل مفيدة ومختصرة قدر الإمكان، وتأكّد من إزالة أي حشو. هذا سيجعل رسالتك أكثر اختصارًا وتحقق أكبر فائدة.

5. لا تنسَ تلخيص رسالتك قبل الختام

بعد الانتهاء من كتابة الافتتاحية ثم قلب الرسالة نفسه، يأتي حينها وقت الملخّص أو المختصر المفيد، وتكون هذه الفقرة مكوّنة من بعض الجمل التي تحمل في طيّاتها المغزى من الرسالة وتلخّص الهدف منها في عدة سطور قليلة. سواء تريد توجيه القارئ نحو اتخاذ إجراء معين، أو تريد إنهاء المحادثة بشكلٍ طبيعي، هذه بعض الطرق المفيدة لإنهاء رسالتك:

• أتطلع للحديث معك بشكل أكبر
• من فضلك راجع المستندات المرفقة وأخبرني برأيك

دع نهاية الرسالة توجّه القارئ لما يجب عليه فعله تاليًا، وفي معظم الأحيان لا يكون هذا البريد الإلكتروني هو نهاية المحادثة كلها، بل أحيانًا يكون مجرد البداية.

6. اختم رسالتك وراجعها جيدًا

عند إنهاء كتابة بريد إلكتروني احترافي، ضع خاتمة في آخر رسالة البريد الإلكتروني. ومثلما ذكرنا أعلاه، اجعله أيضًا بسيطًا ومختصرًا ومحددًا، وهذه بعض الأمثلة على التوقيع المثالي.

• شكرًا لك
• شكرًا مجددًا
• أتمنى لك الأفضل
• أفضل التمنيات

كذلك لا تنس مراجعة رسالتك جيدًا، فلا شيء يبدو غير احترافيًا أكثر من رسالة بريد إلكتروني مملوءة بالأخطاء اللغوية سواء الإملائية أو من ناحية القواعد، وهذا سببًا قويًا لكي تراجع كل الرسالة مرة واثنتين قبل إرسالها وتتأكّد من تنقيح الأخطاء وتعديلها.

7. تابع مع المُرسل إليه

يستقبل معظم الناس العشرات من رسائل البريد الإلكتروني يوميًا، لذلك من الممكن أن تفوتهم إحدى الرسائل أو يصل الأمر لعدم الرد عليها سهوًا. لذلك إذا لم تتلقَ الرد من المرسل إليه خلال يومين عمل، تذكّر أن تتابع معه وتذكّره ببريدك الإلكتروني.

من الممكن أن يرد عليك مستقبل الرسالة ردًا على هيئة استفسار أو سؤال على شيءٍ ما، وفي هذه الحالة تأكّد أن ترد عليه في أسرع وقتٍ ممكن، وإذا كنت تحتاج لوقتٍ طويل نسبيًا من أجل جمع المعلومات أو دراسة الموضوع، ففي هذه الحالة يجب عليك إبلاغه بأنّك ستتأخر في الرد عليه من أجل جمع أكبر كم من المعلومات والجواب على استفساره بالشكل الأمثل.

القيام بتلك الخطوات في أثناء كتابة بريد إلكتروني سوف يساعدك بشكل كبير على تحقيق هدفك من الرسالة، وتذكّر أنه يمكنك توظيف مسوّق رقمي مستقل لإعداد الرسائل البريدية باحترافية، أو لكتابة النشرات البريدية وإدارة حملات التسويق عبر البريد الإلكتروني لشركتك.